Word ในรูปแบบที่เป็นคุณ

สไตล์ (Styles) เป็นการจัดเก็บรูปแบบต่างๆ ใน Word ไว้ เช่น สไตล์ชื่อ Heading 1 แทนหัวเรื่อง โดยสไตล์จะช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการจัดรูปแบบเอกสาร และทำให้รูปแบบของเอกสารเป็นไปในทิศทางเดียวกัน เมื่อกำหนดสไตล์ที่ต้องการแล้ว สามารถนำสไตล์ไปใช้ในส่วนต่างๆ ในเอกสารได้ โดยไม่ต้องกำหนดรูปแบบตัวอักษรใหม่ และเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง จะเปลี่ยนที่สไตล์ ที่ต้องการเท่านั้น จากนั้นส่วนต่างๆ ที่มีการใช้สไตล์นี้ก็จะเปลี่ยนตามให้ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ประเภทของสไตล์

ประเภทของสไตล์

• Character Styles เป็นการกำหนดรูปแบบตัวอักษร เช่น ประเภท ขนาด หรือ สีของตัวอักษร
• Paragraph Styles เป็นการจัดรูปแบบทั้งตัวอักษรและย่อหน้า ซึ่งส่วนใหญ่จะใช้สไตล์ประเภทนี้
• List Styles เป็นการจัดรูปแบบให้กับลิสต์รายการ โดยกำหนดลักษณะของลิสต์ว่าจะเป็นตัวเลข สัญลักษณ์ หรือรูปภาพ
• Table Styles ใช้จัดรูปแบบตาราง

เริ่มต้นใช้งานสไตล์

1. คลิกเลือกคำหรือย่อหน้าที่ต้องการ
2. คลิกเลือกสไลต์ลิสต์ (ตามรูป) โดยใน Word มีสไตล์พื้นฐานเตรียมไว้ให้แล้ว

การใช้งาน Styles ใน Word

Task Pane – Styles and Formatting

เพื่อความสะดวก ให้เปิด Task Pane – Styles and Formatting ขึ้นมา โดยคลิกปุ่ม Styles and Formatting หรือเลือกเมนู Format > Styles and Formatting…

ปุ่มเพื่อเปิด Task Pane - Styles and Formatting

จะมี Task Pane – Styles and Fomatting ขึ้นมาด้านขวา

Task Pane (ด้านขวา) - Styles and Formatting

โดยในแต่ละสไตล์จะมีสัญลักษณ์ด้านท้ายระบุว่าเป็นสไตล์ประเภทไหน ถ้าเป็น Paragraph Styles จะมีสัญลักษณ์แสดงย่อหน้า ถ้าเป็น Character Styles จะเป็นรูปตัวเอเล็กมีเส้นใต้ และ Table Styles จะเป็นรูปตาราง

การกำหนดสไตล์ขึ้นมาใหม่

เราสามารถกำหนดสไตล์ ได้ 2 วิธี คือ

1. สร้างสไตล์ขึ้นมาใหม่ โดยคลิกปุ่ม New Style ใน Task Pane – Styles and Fomatting จะมีหน้าต่าง New Style ให้กำหนดลักษณะสไตล์ขึ้นมา
2. จัดรูปแบบตัวอักษรหรือย่อหน้าใดๆ ตามที่ต้องการ Word จะจัดเก็บสไตล์เหล่านี้โดยอัตโนมัติ โดยชื่อที่แสดงจะเป็นชื่อของรูปแบบต่างๆ ที่กำหนด

หน้าต่าง Modify Style

จัดรูปแบบสไตล์ต่างๆ

เมื่อเลือก Modify Style หรือ New Style จะมีหน้าต่าง Style ขึ้นมา โดยเราสามารถกำหนดลักษณะของสไตล์ต่างๆ ได้

โดย Style type เป็นประเภทของสไตล์ โดยสไตล์ส่วนใหญ่ที่ใช้ใน Word คือ Paragraph ซึ่งเป็นการกำหนดที่มีผลต่อย่อหน้าทั้งหมด

ในการกำหนดรูปแบบต่างๆ ให้คลิกปุ่ม Format จะมีลักษณะรูปแบบต่างๆ ให้เลือก ในตัวอย่างจะเป็นการกำหนดรูปตัวอักษร โดยคลิกเลือก Font

ปุ่ม Format เพื่อแก้ไข Style

จะมีหน้าต่าง Font มาให้จัดรูปแบบตามที่ต้องการ

การจัดรูปแบบ Font สำหรับ Style

เทคนิคการใช้งานสไตล์

ในการใช้งาน Word โดยทั่วไป ควรจัดสไตล์จากสไตล์ที่หลักที่มีอยู่ คือ

• Normal เป็นรูปแบบย่อหน้าทั่วไปที่ใช้ (ถ้าในเอกสารไม่มีการจัดรูปแบบใดๆ Word จะใช้สไตล์ Normal ในการจัดรูปแบบ)
• Header 1, Header 2, Header 3 เป็นรูปแบบของหัวเรื่อง โดย Header 1 มีขนาดใหญ่สุด โดยมีประโยชน์ในการลำดับความสำคัญของหัวเรื่อง โดยสามารถนำมาใช้ในการดู Outline หรือสร้างสารบัญแบบอัตโนมัติใน Word

เราสามารถคลิกขวาที่สไตล์หลัก (Normal, Heading,…) จากนั้นเลือก Modify เพื่อจัดรูปแบบสไตล์ตามที่ต้องการ

สามารถยกเลิก Style โดยคลิกเลือก Clear Formatting (บน Task Pane – Style and Formatting) หรือเลือก Edit > Clear > Format

คัดลอกสไตล์จากไฟล์อื่น

ถ้าเรามีสไตล์ที่สร้างไว้ในไฟล์หรือ Template อื่น สามารถคัดลอกสไตล์เหล่านั้นมาใช้ในไฟล์ปัจจุบันได้โดย

1. เลือกเมนู Tools > Templates and Add-Ins
2. คลิกปุ่ม Organizer จากนั้นเลือกแทป Styles
3. คลิก Close File ในช่อง In normal.dot จากนั้นคลิก Open File แล้วเลือกไฟล์หรือ Template ที่ต้องการ
   

   หน้าต่าง Organizer สำหรับคัดลอก Style
4. เลือกสไตล์ที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม Copy
   

   หน้าต่าง Organizer สำหรับคัดลอก Style