- จดหมายหรือแบบฟอร์มใน Word ซึ่งอาจเป็นไฟล์เอกสาร Label หน้าซองจดหมาย หรือแบบฟอร์มอะไรก็ได้
- ตารางข้อมูล ซึ่งเป็นตารางข้อมูลใน Word, Excel หรือ Access นอกจากนี้อาจเป็น Text File ก็ได้
การสร้างจดหมายเวียน
การใช้งาน Mail Merge ในบทความนี้ ได้แบ่งวิธีในการสร้าง ออกเป็น
ตารางข้อมูล
ตารางข้อมูล สามารถเป็นตารางข้อมูลใน Excel, Access หรือ Text File ต่างๆ ในตัวอย่างนี้ใช้ไฟล์ Excel โดยตารางข้อมูลต้องต้องแยกข้อมูลเป็นคอลัมน์ตามข้อความที่เราจะนำไปเติมใน จดหมายหรือฟอร์ม
ตัวอย่างตารางรายชื่อ สำหรับทำ Mail Merge
ต้องเป็นตาราง ตามแนวตั้ง คือ มีหัวตารางอยู่แถวบนสุด จากนั้นก็มีข้อมูลบันทึกลงมาทีละแถว โดยข้อมูลในคอลัมน์นั้นๆ ต้องเป็นข้อมูลที่เป็นประเภทเดียวกัน เช่น ถ้าเป็นชื่อ ก็ให้เป็นชื่อทั้งคอลัมน์นั้นๆ อย่าเอาตัวเลขมาปน
หัว ตารางมีแค่ 1 แถว ควรเป็นคำที่อธิบายข้อมูลในคอลัมน์นั้นๆ ได้ดี (ใช้คำที่มีความหมาย) เช่น ถ้าข้อมูลในคอลัมน์นั้นเป็นชื่อ ควรตั้งชื่อหัวตารางในคอลัมน์นั้นว่า Name มากกว่า Column 1 เพราะจะทำให้สะดวกต่อการอ้างอิง
ตารางนั้นๆ ต้องมีการแบ่งข้อมูลลงในคอลัมน์ตามที่เราต้องการให้ไปปรากฏในช่องว่างใน Word เช่น เราต้องการแค่ชื่อ ก็ต้องทำตารางให้คอลัมน์หนึ่งๆ มีเฉพาะชื่อ เหตุผลง่ายๆ เราแบ่งข้อมูลไว้อย่างไร เวลานำไปใช้ก็ได้ข้อมูลตามนั้น เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง เราอาจจะกำหนด Range Name ให้กับข้อมูลแต่ละคอลัมน์
การสร้าง Mail Merge ใน Word 2007
ใน Word 2007 สามารถสร้าง Mail Merge โดยใช้ Wizard และจากการใช้ปุ่มต่างๆ บนแทปเครื่องมือกการสร้าง Mail Merge โดยใช้ Wizard
การสร้าง Mail Merge ใน Word 2007 โดยใช้ Wizard หรือตัวช่วย มีขั้นตอนคล้ายๆ กับ Word 2003 ดังนี้- พิมพ์หรือเปิดไฟล์จดหมายที่ต้องการ
- เลือกแทป Mailings
- คลิกปุ่ม Start Mail Merge
- เลือก Step by Step Mail Merge Wizard
Mail Merge Wizard ใน Word 2007 - จะมีหน้าต่างขึ้นมาด้านขวาของ Word
การสร้าง Mail Merge โดยใช้แทปเครื่องมือใน Word 2007
ใน Word 2007 มีการปรับเปลี่ยนมาใช้แทปเครื่องมือ เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน ซึ่งการสร้าง Mail Merge โดยใช้แทปเครื่องมือ เป็นวิธีที่สะดวก สามารถทำได้ดังนี้- พิมพ์หรือเปิดไฟล์จดหมายที่ต้องการ
- เลือกแทป Mailings
- คลิกปุ่ม Select Recipients ในกรณีนี้ เรามีไฟล์ Excel ที่เป็นตารางรายชื่ออยู่แล้ว ให้เลือก Use Existing List
การเลือกไฟล์ที่มีรายชื่อ สำหรับสร้าง Mail Merge ใน Word 2007 - ให้ Browse หรือเปิดโฟล์เดอร์และเลือกไฟล์ที่ต้องการ
- จะมีหน้าต่างให้เลือกชื่อชีทหรือชื่อตารางข้อมูล (ถ้ามีการตั้งชื่อตารางโดยใช้ Name)
หน้าต่างให้เลือกตารางหรือชีทที่มีรายชื่อ สำหรับสร้าง Mail Merge - ขั้นตอนต่อไป เป็นการนำชื่อคอลัมน์ในตารางข้อมูลมาใส่ตามจุดต่างๆ ของจดหมาย โดยให้ใช้เมาส์คลิกเลือกตำแหน่งที่ต้องการ เช่น ต้องการเพิ่มหมายเลขเอกสาร ก็นำเมาส์ไปคลิกด้านหลัง “เลขที่” จากนั้นคลิกปุ่ม Insert Merge Field (คลิกที่ลูกศรด้านข้าง จะเป็นลิสต์รายการให้เลือก) จากนั้นเลือกชื่อคอลัมน์ที่ต้องการ ในตัวอย่างเป็น “ContractNo”
การนำชื่อคอลัมน์หรือฟิลด์ข้อมูลมาใส่ในจดหมาย - เมื่อเราเพิ่มคอลัมน์หรือฟิลด์ข้อมูลไปในจดหมายแล้ว สามารถคลิกปุ่ม Highlight Merge Fields เพื่อให้ Word ไฮไลท์จุดที่มีการแทรกข้อมูลหรือรายการลงไปได้
การไฮไลท์ฟิลด์ที่เพิ่มเข้าไปในจดหมาย - สามารถคลิกปุ่ม Preview Results เพื่อดูตัวอย่างจดหมายที่ได้ โดยสามารถคลิกเพื่อเลื่อนดูจดหมายฉบับต่อไปได้
การดูตัวอย่างจดหมาย - ในกรณีที่เป็นวันที่ หรือตัวเลขปกติ Word จะแสดงวันที่ตามที่เรากำหนดไว้ใน Regional and Language Options ถ้ต้องการให้แสดงในรูปแบบอื่น เช่น ให้แสดงชื่อเดือนเป็นภาษาไทย และปี พ.ศ. ให้คลิกขวาที่ชื่อฟิลด์ที่เป็นวันที่ จากนั้นเลือก Edit Filed แล้วเลือก Field Codes จากนั้นไปเพิ่มตรงส่วน Switches ให้เป็นฟอร์แมทที่เราต้องการ ตามโครงสร้างที่ Word เข้าใจ เช่น \@ “d ดดดด bbbb”
การจัดรูปแบบฟิลด์ที่เป็นตัวเลข - ในกรณีที่เราต้องการแก้ไขรายการ เช่น อาจต้องการสร้างจดหมายเฉพาะบางคน หรือ ต้องการกำหนดเงื่อนไขของรายการ สามารถทำได้โดย คลิกปุ่ม Edit Recipient List
- จะมีหน้าต่าง Mail Merge Recipients ขึ้นมา ถ้าเราไม่ต้องการรายการไหน ก็ให้นำเครื่องหมายถูกหน้ารายการนั้นๆ ออก หรือสามารถคลิกที่ชื่อไฟล์ (ใน Data Source) แล้วคลิก Edit เพื่อแก้ไขรายการ
หน้าต่าง Mail Merge Recipients - ถ้าต้องการสร้างเงื่อนไขของรายการที่จะนำมาสร้าง Mail Merge ให้คลิกปุ่ม Filter
- จะมีหน้าต่าง Filter and Sort ขึ้นมา โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขได้ เช่น ต้องการสร้าง Mail Merge สำหรับพนักงานที่มีตำแหน่งเป็น เจ้าหน้าที่บุคคล
การกำหนดเงื่อนไขของรายการที่จะนำมาสร้าง Mail Merge - หลังจากที่กำหนดรายละเอียดต่างๆ แล้ว ให้คลิกปุ่ม Finish & Merge จะมีรายการให้เลือกเป็น
- Edit Individual Documents – Word จะสร้างจดหมายแยกออกมาอีกไฟล์ โดยเราสามารถแก้ไขรายละเอียดของจดหมายแต่ละฉบับได้
- Print Document – เป็นการพิมพ์จดมายออกทางเครื่องพิมพ์เลย
- Send E-Mail Meesages – ส่งรายการทางอีเมล์
การรวมรายการเป็นจดหมาย - dfiadofหน้าต่าง Merge to Printer สำหรับพิมพ์จดหมายออกทางเครื่องพิมพ์ โดยสามารถเลือก
- All พิมพ์จดหมายทั้งหมด
- Current Record เฉพาะจดหมายฉบับปัจจุบัน
- From/To กำหนดช่วยหมายเลขได้
หน้าต่างสำหรับกำหนดรายการที่จะพิมพ์เป็นจดหมาย - ในกรณีที่ต้องการส่งจดหมายที่ได้ทางอีเมล์ ในข้อ 14 ให้เลือกเป็น Send E-mail Messages
- จะมีหน้าต่าง Merge to E-mail โดยให้เลือก To เป็นชื่อคอลัมน์ที่มี E-mail Address
การส่งจดหมายที่สร้างทางอีเมล์ - ตัวอย่าง อีเมล์จดหมายที่ได้จาก Mail Merge (ส่งโดย Outlook)
การส่งจดหมายที่สร้างทางอีเมล์
การสร้าง Mail Merge ใน Word 2003
ตัวอย่างการทำสัญญาจ้างงาน ซึ่งในสัญญาแต่ละฉบับก็จะมีรายชื่อ ที่อยู่ ซึ่งรายการข้อมูลเหล่านี้อยู่ใน Excel
ตัวอย่างแบบฟอร์ม สำหรับการใช้งาน Mail Merge
- ก่อนใช้งาน Mail Merge ต้องมีจดหมายและตารางข้อมูลก่อน
- จดหมายหรือแบบฟอร์ม จากตัวอย่าง คือ สัญญาจ้างงาน ซึ่งไฟล์ลักษณะนี้เป็นแบบฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูล คือ มีเส้นปะ แต่ในการทำ Mail Merge ให้ลบเส้นปะเหล่านี้ออกให้หมด เพราะจะเราจะให้ Word เอาข้อมูลจากตารางมาใส่ให้เลย จุดที่ทำลูกศรไว้ เป็นจุดที่จะนำข้อมูลจากตารางมาใส่
ตัวอย่างแบบฟอร์มสัญญาจ้าง
- เปิดไฟล์แบบฟอร์มที่เราสร้างไว้ขึ้นมา
- เลือกเมนู Tools > Letters and Mailings > Mail Merge
- จะมี Task Pane ของ Mail Merge ขึ้นมาข้างขวาของ Word
- เลือกประเภทของฟอร์ม ในที่นี้เลือกเป็น Letters นอกจากนี้ยังสามารถเลือกเป็นอีเมล์ ซองจดหมาย หรือ Label หน้าซองจดหมาย จากนั้นคลิกปุ่ม Next ด้านล่างของ Task Pane – Mail Merge
การกำหนดประเภทของ Mail Merge - เลือกจดหมายหรือแบบฟอร์ม โดยสามารถเลือกได้จาก
- Use the current document เป็นการใช้ไฟล์ที่เปิดอยู่
- นำ Template มาใช้ หรือ
- Start from existing document เลือกจากไฟล์ที่บันทึกไว้
จากนั้นคลิกปุ่ม Next ด้านล่างของ Task Pane – Mail Merge
การกำหนดไฟล์จดหมายที่จะใช้ใน Mail Merge - เลือกที่มาของตารางข้อมูล สามารถเลือกได้จาก
- Use an exisiting list เป็นการใช้ตารางที่มีอยู่แล้ว
- เลือกรายชื่อจาก Contact ใน Outlook
- Type a new list เป็นการพิมพ์รายชื่อใหม่ขึ้นมา
จะมีหน้าต่าง Mail Merge Recipients ขึ้นมา โดยเราสามารถเลือกได้ว่าจะเอาใครบ้าง โดยคลิกเครื่องหมายถูกด้านหน้ารายชื่อ รวมถึงสามารถใช้คำสั่ง Filter เพื่อกรองข้อมูลตามเงื่อนไข โดยคลิกลูกศรที่ชื่อคอลัมน์
จากนั้นคลิกปุ่ม Next ด้านล่างของ Task Pane – Mail Merge
การกำหนดลิสต์รายชื่อ สำหรับทำ Mail Merge - นำรายการจากตารางข้อมูลมาใส่ในจดหมายหรือแบบฟอร์ม
การกำหนดตำแหน่งที่จะเอาข้อมูลมาใส่ใน Mail Merge- ขั้นที่ 1 คลิกเลือกบริเวณที่จะนำข้อมูลจากตารางมาใส่
- ขั้นที่ 2 คลิกเลือก More items…
- ขั้นที่ 3 เลือกคอลัมน์ของข้อมูลในตาราง
- ขั้นที่ 4 กดปุ่ม Insert ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 ถึง 4 จนเติมข้อมูลครบทั้งจดหมาย
จากนั้นคลิกปุ่ม Next ด้านล่างของ Task Pane – Mail Merge
<< >> แสดงตำแหน่งที่จะ Merge ข้อมูล - แสดงจดหมายที่ถูก Merge โดย << >> จะเปลี่ยนเป็นข้อมูลจริงตามที่ตามข้อมูลในตาราง โดยสามารถใช้ปุ่ม << และ >> เพื่อคลิกเลือกดูข้อมูลตาม Record ต่างๆ ได้ ในกรณีที่เป็นวันที่ หรือตัวเลข ปกติ Word จะแสดงวันที่ตามที่เรากำหนดไว้ใน Regional and Language Options ถ้าเราต้องการให้แสดงในรูปแบบอื่น เช่น ให้แสดงชื่อเดือนเป็นภาษาไทย และปี พ.ศ. ให้คลิกขวาที่ชื่อฟิลด์ที่เป็นวันที่ จากนั้นเลือก Edit Filed แล้วเลือก Field Codes จากนั้นไปเพิ่มตรงส่วน Switches ให้เป็นฟอร์แมทที่เราต้องการ ตามโครงสร้างที่ Word เข้าใจ เช่น \@ “d ดดดด bbbb”
ตัวอย่างเอกสารที่ได้จาก Mail Merge
การเปลี่ยนรูปแบบของฟิลด์วันที่ ให้แสดงเป็นเดือนภาษาไทย และปี พ.ศ. - สั่งพิมพ์จดหมายที่ถูก Mergeเมื่อกด Print… (บน Task Pane) สามารถเลือกช่วงข้อมูล (Record) ที่จะให้พิมพ์ออกมาได้ ถ้าเราต้องการบันทึกแบบฟอร์มของทุกๆ คนไว้เป็นหลักฐาน หรือ ต้องการแก้ไขเฉพาะราย ให้เลือก Edit individual letters… จากนั้นกด OK – Word จะสร้างไฟล์ใหม่ขึ้นมา โดยแสดงสัญญาจ้างของทุกคน
การสั่งพิมพ์เอกสารที่ได้จาก Mail Merge
Mail Merge Toolbar
เมื่อเราสร้าง Mail Merge เสร็จแล้ว เวลาแก้ไข สามารถใช้ Wizard ช่วยได้เหมือนเดิม โดยเลือกเมนู Tools > Letters and Mailings หรือจะใช้ Toolbar ในการแก้ไขได้เช่นเดียวกัน โดยเลือก Tools > Letters and Mailings > Show Mail Merge Toolbar
Toolbar - Mail Merge สำหรับดูและแก้ไขข้อมูล
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น