การใช้้ฟังก์ชั่น

การใช้ฟังก์ชันในตาราง

          ฟังก์ชัน (Function) หมายถึงสูตรพิเศษที่โปรแกรมสร้างไว้เพื่อให้คำนวณค่าต่าง ๆ ตามจุดประสงค์ การใช้ฟังก์ชัน จะช่วยให้เขียนสูตรในการคำนวณได้สั้นและง่ายขึ้น ตัวอย่าง เช่น หากต้องการรวมค่าจากเซลล์ A1 ถึง A5  แทนที่จะพิมพ์สูตร =A1+A2+A3+A4+A5 ก็ใช้ฟังก์ชัน =SUM(A1:A5) หรือ การจะหาค่าเฉลี่ย สามารถหาได้จากผลรวมของทุกเซลล์หารด้วยจำนวนทั้งหมดใส่สูตร =( A1+A2+A3+A4+A5 )/5 หรือจะใช้ =SUM(A1:A5)/5สามารถใช้ฟังก์ชัน =AVERAGE(A1:A5) แทนได้

การพิมพ์ฟังก์ชันด้วยตนเองจะพิมพ์ชื่อฟังก์ชันและชื่อเซลล์ด้วยตัวพิมพ์เล็กหรือใหญ่ก็ได้ ต้องไม่มีช่องว่าง ในกรณีที่เราได้ตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ไว้ เช่น เซลล์ E5 ถึง E7 มีชื่อเป็น TOT_MARเราก็สามารถใช้ชื่อกลุ่มเซลล์นั้นกับฟังก์ชันได้เลย =SUM(TOT_MAR)

แนะนำส่วนประกอบของฟังก์ชัน

ใน Excel มีฟังก์ชันมากกว่า 300 ฟังก์ชัน สำหรับทำหน้าที่ต่าง ๆ อาทิ เช่น การคำนวณตัวเลข การวิเคราะห์ข้อมูลสถิติและการเงิน ฟังก์ชันที่เกี่ยวกับตัวเลขและตัวอักษร ฟังก์ชันเกี่ยวกับวันที่และเวลา  ฟังก์ชันการจัดการฐานข้อมูล เป็นต้น ซึ่งฟังก์ชันแต่ละตัวนั้นอาจมีรายละเอียดการใช้งานที่แตกต่างกันไป แต่พอสรุปส่วนประกอบได้ดังนี้

             
รูปภาพแสดง  ส่วนประกอบของฟังก์ชัน

  สำหรับการใช้ฟังก์ชันบางประเภทต้องป้อน argument เป็นข้อความ เวลา หรือวันที่ จะต้องอยู่ในเครื่องหมาย “ ”เสมอ

การใช้งานฟังก์ชัน

                มีด้วยกัน 2  วิธี คือการใส่ฟังก์ชันด้วยตนเอง หรือการใส่ฟังก์ชันวิซาร์ด

วิธีที่ 1  การใส่ฟังก์ชันด้วยตนเอง

1.   คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องหาผลลัพธ์โดยการใช้ฟังก์ชัน

2.       ใส่เครื่องหมายเท่ากับ ( = )  ตามด้วยชื่อของฟังก์ชันและใส่วงเล็บภายในขอบเขตของช่วงที่ต้องการหา

3.      กด Enter

วิธีที่ 2  การใส่ฟังก์ชันวิซาร์ด

1.       คลิกที่คำสั่งแทรก (Insert) บนเมนูบาร์ เลือกคำสั่ง ฟังก์ชัน (Function)

2.       จะเกิดกรอบโต้ตอบ แทรกฟังก์ชัน (Insert Functions)คลิกเลือกรูปแบบฟังก์ชันที่ต้องการ

3.       สมมติถ้าเราต้องการเลือกฟังก์ชัน SUM ซึ่งใช้ในการหาผลรวมของข้อมูล จะปรากฏดังภาพ

4.       ฟังก์ชัน SUM จะมีรูปแบบคือ SUM(number1,number 2,…number 30)หรือคลิเมาส์ที่คลิกปุ่มตกลง

ในกรณีที่เกิดความผิดพลาด จะปรากฏข้อความผิดพลาดจาการใช้ฟังก์ชันในการคำนวณต่อไปนี้

ความผิดพลาด	ความหมาย
#DIV/0!	สูตรถูกหารด้วยศูนย์
#N/A	มีการอ้างอิงเซลล์ที่ไม่มีค่าหรือไม่มีข้อมูลในสูตร
#NAME	สูตรมีการกล่าวอ้างถึงชื่อเซลล์ที่ไม่ปรากฏในสูตร
#NUL!	สูตรที่มีการอ้างถึงเซลล์ใด ๆ ที่โปรแกรมไม่รู้จัก
#NUM!	สูตรมีการใช้ตัวเลขผิดรูปแบบ
#REF!	สูตรที่มีการอ้างอิงเซลล์ไม่ถูกต้อง
#VALUE!	สูตรมีการใช้อาร์กิวเมนต์หรือโอเปอร์เรเตอร์ ผิดรูปแบบ

ฟังก์ชันที่ควรรู้จัก

     =AVERAGE(D5:D20)     หมายถึง  ค่าเฉลี่ยของค่าที่อยู่ในช่วงเซลล์ D6 ถึง D20
                 =MAX(D6:D20)             หมายถึง  ค่าสูงสุดของค่าที่อยู่ในช่วงเซลล์ D6 ถึง D20
                 =MIN(D6:D20)             หมายถึง  ค่าต่ำสุดของค่าที่อยู่ในช่วงเซลล์ D6 ถึง D20
                 =STDEVP(D6:D20)        หมายถึง  ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานของคาในช่วงเซลล์ D6ถึงD20
                 =COUNTIF(ช่วงเขตข้อมูล,ค่าที่ต้องการนับ) เช่น
                 =COUNTIF($J$6:$J$20,4)  หมายถึง ช่ว 16 ถึง J20  มีเลข 4  กี่เซลล์ (ให้ค่าเป็นจำนวนนับ)
                 =RANK(I6,I$6:I$20,0)    หมายถึง  ค่าลำดับของตัวเลขในเซลล์ I6 ที่อยู่ในรายการตัวเลขในช่วงเซลล์ I6 ถึง I20 ส่วนตัวเลขศูนย์เป็นการระบุวิธีการจัดเรียงรายการตัวเลขในช่วงที่กำหนดจากมากไปหาน้อย(ถ้าเป็นค่าอื่นที่ไม่ใช่ศูนย์จะเป็นการจัดเรียงรายการ
               =IF(เงื่อนไข,ค่าที่แสดงเมื่อเงื่อนไขจริง,ค่าที่แสดงเมื่อเงื่อนไขเท็จ) เช่นตัวเลขจากน้อยไปมาก
               =IF(I6>=80,4,IF(I6>=70,3,IF(I6>=60,2,IF(I6>=50,1,0)))) หมายถึง การหาผลการเรียนตามเงื่อนไข โดยให้คะแนนรวมอยู่ในเซลล์ I6

ตัวอย่างการใช้ IF    

ตัวอย่างการตั้งเงื่อนไขคะแนนเมื่อคะแนนปลายภาคได้ 0 ผลการเรียนได้ 0

การจัดรูปแบบมีเงื่อนไข

การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไขการหาผลรวมแบบมีเงื่อนไขเราใช้ฟังก์ชัน SUMIF ซึ่งมีรูปแบบการใช้ดังนี้
SUMIF(range,criteria,sum_range)
range  คือช่วงข้อมูลที่จะนำมากำหนดเป็นเงื่อนไข ซึ่งจะครอบคลุม ข้อมูลทั้งหมด เช่น ชื่อสินค้า หรือราคาสินค้าก็ได้
criteria  คือเกณฑ์ที่มีเงื่อนไขที่กำหนด เช่น มากกว่า 500(">500")
sum_range  คือช่วงข้อมูลตัวเลขที่จะนำมารวมกัน เช่น ราคา เป็นต้น

การกำหนดเงื่อนไขสามารถทำได้หลายลักษณะ ดังนี้
1.  ให้เลือกข้อมูลที่เหมือนกับเงื่อนไขทุกประการ
2.  ให้เปรียบเทียบข้อมูลกับเงื่อนไขที่กำหนด
สมมติต้องการหาผลรวมของเสื้อ

กรณีชื่อเหมือนกันเช่นรองเท้ามีหลายประเภท ใช้  * ตามหลังหมายความว่ารองเท้าอะไรก็ได้ เช่น =SUMIF(A1:A7,"รองเท้า*"B1:B7)

ใช้เครื่องหมายการเปรียบเทียบทางคณิตศาสตร์ก็ได้ =SUMIF(B2:B7,">=3,C2:C7)

ถ้าB84 ว่าง เชิญตอบ ถ้าตอบข้อ ค ดีมาก ตอบอย่างอื่นผิดจ้ะ

==เชิญตอบ",IF(B84="ค.","ดีมาก","ผิดจ๊ะ"))

=IF(B67=" "," ",IF(B67="ง.","เยี่ยมมาก","พยายามต่อไป"))

=IF(E7=" "," ",IF(E7="กระทิงแดง","Very good กระทิงแดงสำหรับลูกผู้ชายตัวจริง","Sorry"))

การใส่วันที่ เดือน ปีพ,ศ,ปัจจุบัน

="วันที่  " & DAY(NOW()) & "  " & TEXT(NOW(),"mmmm") & "  " &YEAR(NOW())+543

 การไม่สอบปลายภาค  ต้องการให้ผลการเรียนเป็น 0 เมื่อ E2 เป็นช่องคะแนนสอบปลายภาค

=IF(E2=0,0,D2+E2)
 =SUM(2,3.8.9)  หาผลรวมของ 2 3 8 9
=Sum(A2,c5,f7)
=sum(a3:a8,b2:f8) หาผลรวมของค่าในเซลล์ A3ถึง A8กับผลของค่าในเซลล์ b2ถึง f8

ฟังก์ชันในการค้นหา

VLOOKUP ใช้สำหรับการค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากตารางข้อมูลที่กำหนด โดยค้นหาข้อมูลจากบนลงล่าง ผลลัพธ์ที่ได้ของการค้นหาจะได้จากคอลัมน์ที่ต้องการ

 =VLOOKUP(ค่าที่ใช้ในการค้นหา,ตารางข้อมูลที่ใช้ในการค้นหา,คอลัมน์ที่ต้องการข้อมูล รุปแบบการค้นหา)

=VLOOKUP(D3,Grade Table,4,False)