การนำข้อมูลจาก Excel ไปใช้งานใน PowerPoint

ถ้าเรามีตารางข้อมูลอยู่ใน Excel และต้องการนำไปแสดงใน PowerPoint ถ้า Copy ไป Paste ตรงๆ ตารางที่ได้จะเพี้ยนไป ไม่เหมือนที่เห็นใน Excel

เนื้อหาในบทความนี้ สามารถใช้ได้กับ PowerPoint 2007 และ 2003 โดยในส่วนที่มีข้อแตกต่าง จะมี (วงเล็บ) ระบุจุดแตกต่างไว้

ตัวอย่างตารางข้อมูลใน Excel

จากรูปข้างบน ตารางข้อมูลใน Excel ถ้าเรา Copy แล้วมา Paste ใน PowerPoint ตรงๆ ตารางที่ได้จะไม่เหมือนใน Excel

เมื่อ Copy และ Paste ตารางลงไป

จากรูปข้างบน ตารางข้อมูลใน Excel ถ้าเรา Copy แล้วมา Paste ใน PowerPoint ตรงๆ ตารางที่ได้จะไม่เหมือนใน Excel

ตัวเลือกในการ Paste สำหรับ PowerPoint 2003

เมื่อ Paste ตาราง Excel ลงไปใน PowerPoint ด้านข้างตารางจะมีตัวเลือกให้เราเลือกว่าจะให้วางตารางแบบไหน

เมื่อ Copy และ Paste ตารางลงไปใน PowerPoint ตรงๆ

• Table จะแปลงจากตาราง Excel มาเป็นตารางใน PowerPoint
• Excel Table จะเป็นตารางจาก Excel สามารถดับเบิ้ลคลิกเข้าไปแก้ไขข้อมูลได้
• Picture of Table จะแปลงตารางเป็นรูปภาพ
• Keep Text Only จะ Paste เฉพาะข้อความลงไป

เมื่อเลือก Option ในการ Paste เป็น Excel Table หรือ Picture

จากรูป เมื่อเราเลือก Option ในการ Paste เป็น Excel Table หรือ Picture (สามารถลากปรับขนาดตารางได้ตามต้องการ)

การลิงค์ตารางข้อมูล Excel ไปยัง PowerPoint

การ Copy ตารางจาก Excel ไปยัง PowerPoint ถ้าตารางในไฟล์ Excel มีการเปลี่ยนแปลง ตารางที่คัดลอกมาไว้ใน PowerPoint จะไม่เปลี่ยนตาม เพราะไม่ได้ลิงค์กันอยู่ เราสามารถกำหนดให้ตารางใน PowerPoint ลิงค์ข้อมูลไปยังตารางหลักใน Excel ได้ ดังนี้

1. Copy ตารางใน Excel
2. ใน PowerPoint แทป Home เลือก Paste > Paste Special (PowerPoint 2003 เลือกเมนู Edit > Paste Special)
   

   การเลือก Paste Special
3. จะมีหน้าต่าง Paste Special ขึ้นมา ให้เลือก Paste Link แบบ Microsoft Office Excel Worksheet Object

การ Paste Link

เมื่อมีการอัพเดทข้อมูล ให้ปรับปรุงข้อมูลใน Excel ก่อน โดยใน PowerPoint จะอัพเดทลิงค์ ได้ 2 วิธี คือ

• เมื่อเปิดไฟล์ PowerPoint ขึ้นมาใหม่ PowerPoint จะมีหน้าต่างถาม ให้เลือกเป็น Update Links
• ถ้าเปิดไฟล์ PowerPoint อยู่ ให้คลิกขวาที่ตาราง จากนั้นเลือก Update Link

คลิกขวา เพื่อสั่ง Update Link