ไมโครซอฟท์ พาวเวอร์พอยต์เป็นซอฟต์แวร์พรีเซนเทชันที่ได้รับความนิยมสูงสุดในปัจจุบัน โด่งดังมาหลายปีพร้อมๆ กับโปรแกรมอื่นๆ ในชุดไมโครซอฟท์ออฟฟิศ นักศึกษาส่วนใหญ่ใช้พาวเวอร์พอยต์สำหรับพรีเซนต์ฯ รายงาน โดยเฉพาะยิ่งถ้าเป็นปริญญาโทด้วยแล้วยิ่งหลีกเลี่ยงไม่ได้เลย ส่วนอาจารย์อย่างผมก็ใช้เป็นสื่อการสอนอย่างหนึ่ง ด้านคนทำงานทั่วไปก็ใช้สำหรับนำเสนองานแก่เจ้านายบ้าง ใช้แสดงรายงานประจำปีบ้าง หรือใช้ในงานประชุมสัมมนาต่างๆ บ้าง .. ก็แตกต่างกันไปตามวาระ โอกาสและหน้าที่ของแต่ละคน
แต่ที่ค่อนข้างจะเหมือน กันอยู่อย่างหนึ่งก็คือ นิสัยของคนที่ใช้พาวเวอร์พอยต์ไม่เป็น สังเกตได้ว่าคนกลุ่มนี้ ซึ่งมีจำนวนมากกว่า 70 เปอร์เซ็นต์สำหรับผลงานพาวเวอร์พอยต์ทั้งหมดที่ผมเคยพบเห็นมา ยังใช้พาวเวอร์พอยต์กันแบบแปลกๆ ต้นเหตุก็คงมาจากหลายอย่าง ตั้งแต่เรื่องความเชื่อแบบผิดๆ ไปจนถึงไม่รู้ว่าพาวเวอร์พอยต์ใช้สำหรับทำอะไร ฉะนั้นจึงไม่น่าแปลกใจเลยที่หลายครั้งงานพรีเซนต์ฯ ของหลายๆ คนออกมาในรูปลักษณ์ที่แปลก สะดุดตา สับสน วกวน .. จนไม่น่าสนใจ
จากประสบการณ์ในการทำ พาวเวอร์พอยต์สัปดาห์หนึ่งไม่ต่ำกว่า 30 สไลด์ของผม ผนวกกับการที่ต้องนั่งดูงานพรีเซนต์ฯ ของคนอื่นอีกนับถ้วนในแต่ละสัปดาห์ พอจะกลั่นกรองออกมาเป็นบทสรุปข้อผิดพลาดที่คนไทยอย่างเรา ติดนิสัยชอบใช้กันในพาวเวอร์พอยต์ได้ 5 ประการดังต่อไปนี้
- ยัดทุกอย่างลงบนสไลด์: นี่เป็นนิสัยเสียอันดับหนึ่งที่ผมเห็นเป็นประจำ นักศึกษาบางคนเตรียมเนื้อหาสำหรับรายงานซะดี แต่พอเอามาขึ้นเป็นพาวเวอร์พอยต์ดันกลับก๊อปปี้ตัวรายงานใส่ลงไปทั้งดุ้น ผลที่ได้ก็ไม่ต่างอะไรจากการนำหน้ากระดาษในรายงานมาฉายขึ้นสไลด์ ซึ่งไม่ได้ประโยชน์อะไรเลย ถ้าจะให้คนฟังอ่านตาม ก็พิมพ์ออกมาเป็นคู่มือหรือโน้ตย่อแล้วแจกให้อ่านกันคงจะสะดวกกว่าการอ่าน ผ่านโปรเจ็กเตอร์เป็นไหนๆ
ฉะนั้นสิ่งที่ปรากฏอยู่ บนพาวเวอร์พอยต์ควรเป็นแค่หัวข้อหลัก คีย์เวิร์ดหรือใจความสำคัญของเนื้อหาเท่านั้น ดึงออกมาเป็นจุดๆ เอาเฉพาะเนื้อๆ ส่วนน้ำๆ ที่เหลืออันนั้นเป็นหน้าที่ของคุณที่ต้องคอยบรรยายให้ผู้ฟังรับทราบด้วยตัว เอง ไม่ใช่ใส่เนื้อหาทุกอย่างขึ้นไปบนสไลด์ แบบนั้นมันมากเกินไป ความจริงผมพอจะเข้าใจเหตุผลหลักประการหนึ่งสำหรับคนที่ติดนิสัยเช่นนี้ ซึ่งนั่นก็คือ กลัวว่าจะพูดไม่ออก อย่างน้อยถ้าใส่ลงไปทั้งหมด นึกอะไรไม่ได้ก็หันไปดูบนสไลด์แล้วอ่านเอาก็ยังพอกล้อมแกล้มให้พรีเซนต์จบไป ได้บ้าง ซึ่งก็โอเคนะครับสำหรับมือใหม่ คงยอมให้ได้ซักสองสามครั้งแรก แต่ถ้าเป็นจนติดนิสัยไปตลอด งานพรีเซนต์ฯ ของคุณก็คงไม่มีวันได้ผุดได้เกิดเหมือนกับของชาวบ้านเขาบ้างอย่างแน่นอน ทางที่ดีควรหาเวลาเตรียมตัวซักพักก่อนการพรีเซนต์ฯ ถ้าคุณมีข้อมูลในหัวแน่นปึ๊กอยู่แล้ว ผมคิดว่าคงไม่น่าจะมีปัญหาอะไรมากกับการแค่ถ่ายทอดข้อมูลเหล่านั้นออกมาผ่าน ทางคำพูด อาจติดขัดเคอะเขินบ้างแรกๆ แต่สักพักก็จะเริ่มชิน..(และด้านชา) ไปเอง
- สวยบนจอ แต่เจ๊งบนโปรเจ็กเตอร์: นี่ก็เป็นอีกเรื่องที่เจอบ่อย ส่วนใหญ่มักจะเกิดกับประเภทมือใหม่หัดขับ พวกเพิ่งจะรู้ว่าสามารถเปลี่ยนสีฟอนต์ได้ สามารถเอาภาพของตัวเองมาทำเป็นแบ็กกราวด์ของสไลด์ได้ อะไรประมาณนั้น ผลที่ออกมาก็คือ ภาพพื้นหลังสวยงาม คมชัด โดดเด่น แต่มองตัวหนังสือไม่เห็น ผู้ชมอ่านไม่ออกว่ามีข้อความอะไรบนสไลด์บ้าง แบบนี้ก็เจ๊งลูกเดียว หรืออีกประเภทหนึ่งก็พวกเล่นสีฟอนต์แบบตามใจฉันคนเดียว ดูบนมอนิเตอร์แล้วมันใช้ได้ สวยดี พื้นหลังสีแดง ตัวอักษรสีชมพู ... พอขึ้นผ่านโปรเจ็กเตอร์ปุ๊บ กลายเป็นสไลด์ที่ว่างเปล่า ตัวอักษรสีชมพูกลืนหายไปกลับพื้นหลังอย่างไร้ร่องรอย เรื่องประเภทนี้เกิดขึ้นบ่อย อย่าไปคิดว่าผลลัพธ์ที่แสดงออกมาผ่านทางโปรเจ็กเตอร์จะต้องเหมือนกับที่มอง เห็นบนจอภาพเสมอไป โปรเจ็กเตอร์บางตัวแสดงสีเพี้ยนบ้าง บางตัวแสดงสีอะไรไม่ได้เลยนอกจากขาวดำ โปรเจ็กเตอร์เสียๆ เพี้ยนๆ เหล่านี้มีให้พบเห็นกันอยู่เป็นประจำ ฉะนั้นทางที่ดีควรเลือกสีอักษรและพื้นหลังให้ "ตัดกัน" ให้มากที่สุด กฎง่ายๆ ที่ใช้ได้เสมอก็คือ "พื้นขาวอักษรดำ" หรือไม่ก็ "พื้นดำอักษรขาว" .. รับรองว่าไม่ค่อยเจอปัญหาแน่นอน
ส่วนคนที่ต้องการมีพื้น หลังเป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัวแบบไม่ซ้ำใครจริงๆ ก็อย่าลืมเฟด (fade) ภาพนั้นๆ ให้มีสีจางลงซักหน่อย โดยใช้โปรแกรมตกแต่างภาพทั่วไป เพื่อเวลาแสดงข้อความบนสไลด์จะได้เห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น แต่อยากจะบอกว่าหากไม่จำเป็น ก็ควรใช้เทมเพลตที่ติดมากับโปรแกรมพาวเวอร์พอยต์นั่นละครับ ดีที่สุดแล้ว เทมเพลตพวกนี้ถูกออกแบบมาอย่างดี มีโทนสีอักษรที่เลือกสรรมาแล้วว่าจะแสดงผลได้อย่างชัดเจน ไม่คลุมเครือ ... บางคนบางบทความอาจบอกว่าใช้เฉพาะเทมเพลตพวกนี้มันไม่โปรฯ ดูไม่ดี แต่ผมกลับมีความเห็นว่า นอกจากเทมเพลตที่ติดมากับชุดพาวเวอร์พอยต์แล้ว ผมไม่เคยเห็นโปรแกรมเสริมตัวอื่นที่มีเทมเพลตที่ดูแล้วโดนใจเกินกว่าของ ไมโครซอฟท์ (ยกเว้นคุณมีงบเหลือเฟือ จ้างกราฟิกดีไซน์เนอร์ออกแบบให้โดยเฉพาะ..) หากคุณเจอซักโปรแกรม รบกวนอีเมล์มาบอกผมด้วยแล้วกัน
- ลูกเล่นหลากหลาย แต่รกรุงรัง: นิสัยประเภทนี้ก็มีตั้งแต่พวกที่ชอบเปลี่ยนเทมเพลต ภาพพื้นหลัง โทนสี แบบอักษร ฯลฯ เป็นรายสไลด์ เช่น สไลด์นี้ใช้โทนสีดำ เดี๋ยวเปลี่ยนกลับมาเป็นขาว แล้วเดี๋ยวก็กลับไปเป็นดำใหม่ อันนี้เรียกว่าอยู่ไม่สุข คือถ้าจบเรื่องหลักๆ เรื่องหนึ่งแล้วค่อยเปลี่ยน อันนั้นเป็นเรื่องปกติ แต่ถ้าเล่นเปลี่ยนกันทุกสไลด์ เพราะหวังจะไม่ให้คนดูเบื่อ อันนี้คิดผิดไปแล้วครับ เพราะการเปลี่ยน "ธีม (theme)" ของสไลด์บ่อยๆ ทำให้ผู้ชมเกิดความสงสัยว่า ไอ้ที่พรีเซนต์ฯ มานั่นมันเป็นเรื่องเดียวกันหรือเปล่า นอกจากนี้ยังเป็นการเปลี่ยนเป้าสายตาและความสนใจจากเนื้อหาที่คุณนำเสนอ ให้ไปอยู่ที่ตัวสไลด์ที่สับไปสับมาของคุณจนมากเกินไปด้วย
นิสัยเสียอีกประเภทหนึ่ง ก็คือพวกที่ชอบใช้ "Transition" ในพาวเวอร์พอยต์จนโอเว่อร์ อะไรนิดอะไรหน่อยก็ต้องใส่เป็นแอนิเมชัน บางทีถึงคิวต้องพูดแล้วแต่แอนิเมชันยังแสดงไม่ครบ เช่น พวกที่ชอบใช้แอนิเมชันแบบแสดงทีละตัวอักษร แล้วต้องปล่อยให้ผู้ฟังนั่งมองตาค้างรอว่าเมื่อไรสไลด์จะขึ้นจบครบ จะได้รีบๆ ฟัง แล้วรีบๆ ไล่คนพูดลงไปเสียที เป็นต้น
ทางที่ดีสไลด์ของคุณภาย ในหัวข้อหนึ่ง ควรจะมีธีมหลักของพาวเวอร์พอยต์ชุดนั้นๆ ที่เหมือนกัน เช่น ใช้ภาพพื้นหลังที่เหมือนกันทั้งชุด ใช้แบบอักษรเดียวกัน ขนาดเดียวกัน สีเดียวกัน เพื่อแสดงหัวข้อของแต่ละสไลด์ ส่วนแอนิเมชันก็ควรใช้อย่างตระหนี่เสียหน่อย นึกถึงเวลาคุณเป็นผู้ฟังบ้างว่า คุณต้องการอะไร จริงอยู่ที่แอนิเมชันช่วยสร้างความน่าสนใจให้แก่สไลด์ได้ แต่ก็ไม่ควรตะบันใช้มันไปกับทุกสไลด์เหมือนที่หลายๆ คนทำ ถ้าจะให้ดีควรเลือกใช้แอนิเมชันแบบเดียวกันสำหรับทุกสไลด์จะเหมาะสมที่สุด เช่น ช่วงเปลี่ยนสไลด์ของทุกสไลด์อาจใช้เป็น Wipe Down ส่วนเนื้อหาบนสไลด์สำหรับแต่ละหัวข้อนั้นอาจใช้เป็น Fly From Left แบบ All at once เป็นต้น อย่าไปใส่แอนิเมชันมั่วซั่วจนทำให้งานพรีเซนต์ฯ ของคุณกลายเป็นการ์ตูนแอนิเมชันที่รกรุงรังและไม่น่าดู
ข้อมูลจาก : Computer Today
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น