การใส่หัวกระดาษ

ในการพิมพ์รายงานจาก Excel หลายคนอาจเจอปัญหาว่าจะใส่โลโก้บริษัทลงไปบนหัวกระดาษได้อย่างไร วิธีที่ง่ายทำได้โดย การ Insert โลโก้เหล่านั้นมาไว้ด้านบนของตารางใน Excel (ใช้เมนู Insert > Picture > From file) แต่ถ้ารายงานของเรามีหลายหน้า บางคนอาจกำหนดให้แถวด้านบนแสดงในทุกหน้า (เมนู File > Page Setup > แทป Sheet กำหนด Rows to repeat at top) ถึงแม้วิธีดังกล่าวมาสามารถทำได้ แต่ก็ไม่ยืดหยุ่นมากนัก ใน Excel มีคุณสมบัติที่จะให้เราสามารถใส่รายละเอียดต่างๆ ลงไปทั้งด้านบนและด้านล่างของกระดาษ สามารถกำหนดได้ง่ายๆ โดย

1. เลือกเมนู File > Page Setup
2. จะมีหน้าต่าง Page Setup ขึ้นมา ให้เลือกแทป Header/Footer
   

   หน้าต่าง Page Setup
3. ในตัวอย่างจะเป็นการกำหนดรายละเอียดบนหัวกระดาษ ให้กดปุ่ม Custom Header…
4. จะมีหน้าต่าง Header ขึ้นมา ให้ใช้เมาส์คลิกเลือกบริเวณที่จะใส่รายละเอียด (ซ้าย กลาง หรือขวา) จากตัวอย่างจะใส่โลโก้มุมซ้ายบนของกระดาษ จากนั้นกดปุ่ม Picture (ที่ลูกศรชี้) จะมีหน้าต่างให้เลือกรูปภาพขึ้นมา ให้เลือกรูปที่ต้องการ ในกรณีที่รูปมีขนาดใหญ่ไป สามารถใช้ปุ่ม Format Picture (ด้านข้างปุ่ม Picture) เพื่อปรับขนาดรูปภาพได้
   

   หน้าต่าง Header
5. นอกจากรูปภาพแล้ว เรายังสามารถใส่รายละเอียดอื่นๆ ลงไปได้อีก เช่น
   • ปุ่ม A ใช้กำหนดรูปแบบตัวอักษร
   • ปุ่ม # และ ++ ใช้กำหนดเลขที่หน้า และจำนวนหน้าทั้งหมด
   • ปุ่มปฏิทินและนาฬิกา ใช้กำหนดวันที่ และเวลา
   • ปุ่มรูปโฟล์เดอร์ รูป Excel และ แทป ใช้กำหนด ตำแหน่งของไฟล์ (File path) ชื่อไฟล์ และชื่อแทป ตามลำดับ
6. เมื่อคลิกตกลงออกมา จะเห็นตัวอย่างรูปแบบหัวกระดาษที่เรากำหนด
   

   ตัวอย่างการกำหนดหัวกระดาษ (Header)
7. สามารถดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ โดยเลือกเมนู File > Print Preview

ผลลัพธ์ที่ได้ในมุมมองก่อนพิมพ์ (Print Preview)

จะเห็นว่าการกำหนด Header และ Footer มีประโยชน์อย่างมาก เพราะจะมีผลต่อรายงานทุกหน้า โดยที่ไม่ต้องมากำหนดในชีทจริง และสามารถกำหนดรายละเอียดได้หลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นเลขที่หน้า รวมไปถึงชื่อไฟล์และชื่อชีท