จรรยาบรรณเกี่ยวกับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) และแฟ้มข้อมูล

จรรยาบรรณเกี่ยวกับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) และแฟ้มข้อมูล

              ผู้ใช้อินเทอร์เน็ตทุกคนมีตู้จดหมาย (mailbox) และอีเมล์แอดเดรสที่ใช้
อ้างอิงในการรับส่งจดหมาย ความรับผิดชอบต่อการใช้งานจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
เป็นเรื่องที่ทุกคนต้องให้ความสำคัญอย่างมาก เพราะระบบจะรับส่งจดหมาย
อิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ หากมีจดหมายค้างในระบบเป็นจำนวนมาก จะทำให้
พื้นที่จัดเก็บจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของระบบหมดไป ส่งผลให้ระบบไม่สามารถ
รับส่งจดหมายได้อีก ทำให้ผู้ใช้ทุกคนในระบบไม่สามารถรับส่งจดหมายที่สำคัญ
ได้อีกต่อไป นอกจากนี้ผู้ใดผู้หนึ่งส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่มีขนาดใหญ่มาก
ส่งแบบกระจายเข้าไปในระบบเดียวกันพร้อมกันหลายคน จะทำใหัระบบหยุดทำงาน
ได้เช่นกัน ผู้ใช้ทุกคนพึงระลึกเสมอว่า เครื่องคอมพิวเตอร์ที่จัดเก็บตู้จดหมาย
ของแต่ละคนมิได้มีผู้ใช้ เพียงไม่กี่คนแต่อาจมีผู้ใช้เป็นพันคน หมื่นคน ดังนั้นระบบ
อาจมีปัญหาได้ง่าย ผู้ใช้แต่ละคนจะต้องมีความรับผิดชอบในการดูแลตู้จดหมาย
ของตนเอง ดังนี้

              1. ตรวจสอบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของตนเองทุกวัน และจะต้องจัดเก็บ
แฟ้มข้อมูลและจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของตนให้เหลือภายในโควต้าที่ผู้บริหาร
เครือข่ายกำหนดให้
              2. ลบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ต้องการแล้ว ออกจากระบบเพื่อลด
ปริมาณการใช้เนื้อที่ระบบ
              3. ดูแลให้จำนวนจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่อยู่ในตู้จดหมาย มีจำนวน
น้อยที่สุด
              4. ควรโอนย้ายจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่จะใช้อ้างอิงภายหลัง มายัง
เครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเอง
              5. พึงระลึกเสมอว่าจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ในตู้จดหมายนี้อาจถูก
ผู้อื่นแอบอ่านได้ ดังนั้น ไม่ควรจัดเก็บข้อมูลหรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ได้
ใช้แล้วไว้ในตู้จดหมาย

              หลังจากผู้ใช้ได้รับบัญชี (account) ในโฮสจากผู้บริหารเครือข่าย ผู้ใช้
จะได้รับสิทธิ์ให้ใช้เนื้อที่ของระบบ ซึ่งเป็นเนื้อที่เฉพาะที่เรียกว่า "โฮมไดเรกทอรี"
ตามจำนวนโควต้าที่ผู้บริหารเครือข่ายกำหนด ผู้ใช้จะต้องมีความรับผิดชอบต่อ
เนื้อที่ดังกล่าวเพราะเนื้อที่ของระบบเหล่านี้เป็นเนื้อที่ที่ใช้ร่วมกัน เช่น โฮสแห่งหนึ่ง
มีผู้ใช้ร่วมกันสามพันคน ถ้าผู้บริหารเครือข่ายกำหนด เนื้อที่ให้ผู้ใช้คนละ 3 เมกะไบต์
โฮสจะต้องมีเนื้อที่จำนวน 9 จิกะไบต์ โดยความเป็นจริงแล้ว โฮสไม่มีเนื้อที่จำนวน
มากเท่าจำนวนดังกล่าว เพราะผู้บริหารเครือข่ายคิดเนื้อที่โดยเฉลี่ยของผู้ใช้เป็น 1 เมกะไบต์ ดังนั้นถ้าผู้ใช้ทุกคนใช้พื้นที่ให้พอเหมาะและจัดเก็บเฉพาะแฟ้มข้อมูล
ที่จำเป็นจะทำให้ระบบมีเนื้อที่ใช้งานได้มาก ผู้ใช้ทุกคนควรมีความรับผิดชอบ
ร่วมกัน ดังนี้

              1. จัดเก็บแฟ้มข้อมูลในโฮมไดเรกทรอรีของตนให้มีจำนวนต่ำที่สุด ควร
โอนย้ายแฟ้มข้อมูลมาเก็บไว้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเอง
              2. การแลกเปลี่ยนแฟ้มข้อมูลระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนและผู้อื่น
ในเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ควรจะตรวจสอบไวรัสเป็นประจำเพื่อลดการกระจายของ
ไวรัสในเครือข่าย
              3. พึงระลึกเสมอว่าแฟ้มข้อมูลของผู้ใช้ที่เก็บไว้บนเครื่องนั้น อาจได้รับ
การตรวจสอบโดยผู้ที่มีสิทธิ์สูงกว่า ดังนั้นผู้ใช้ไม่ควรเก็บแฟ้มข้อมูลที่เป็นเรื่อง
ลับเฉพาะไว้บนโฮส