โปรแกรมประมวลผลคำ Word Processing ปัจจุบันนิยมใช้ Microsoft Word ของค่าย Microsoft Office ซึ่่งเป็นโปรแกรมที่มีเรื่องของลิขสิทธิ์มาเกี่ยวข้อง (ฉะนั้นควรใช้ให้ถูกกฏหมายลิขสิทธิ์) สำหรับค่าย Open Source (1) ใช้ Writer
คุณสมบัติโดยทั่วไปของโปรแกรมประมวลคำ
คุณสมบัติทั่วไปของโปรแกรมประมวลผลคำ ส่วนใหญ่จะมีคุณสมบัติที่ช่วยให้สามารถใช้งานได้ง่ายกว่าเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา คุณสมบัติพื้นฐานต่าง ๆ ของโปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่จะประกอบด้วยเครื่องมือช่วยในการพิมพ์ เครื่องมือช่วยในการแก้ไขข้อมูลการควบคุมการแสดงตัวอักษรและการจัดรูปแบบหน้าเอกสาร การทำจดหมายเวียนและจ่าหน้าซองจดหมาย
เครื่องมือช่วยในการพิมพ์ของโปรแกรมประมวลผลคำนั้น ช่วยให้ผู้ใช้งาน พิมพ์ข้อความได้อย่างต่อเนื่อง ด้วยคุณสมบัติที่เรียกว่า การม้วนคำ (Word Wrap) ที่ช่วยแยกข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ เมื่อจบคำในแต่ละบรรทัดพอดีผู้ใช้สามารถพิมพ์ข้อความโดยไม่ต้องกังวลว่าข้อความจะยาวกว่าเส้นขอบขวาของบรรทัดที่กำหนดไว้ เมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จเรียบร้อยก็สามารถบันทึกเก็บไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์ที่มีชื่งแฟ้มข้อมูลกำกับ โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ซ้ำใหม่ทั้งหมด
เครื่องมือช่วยในการแก้ไขข้อมูลของโปรแกรมประมวลผลคำ เช่น การพิมพ์เพิ่มเติมที่เรียกว่า การแทรก (Insert) โดยโปรแกรมจะทำการร่นคำที่มีอยู่เดิมนั้น ให้เลื่อนไปทางขวามือเพื่อให้มีช่องว่างสำหรับคำใหม่ หรือการเขียนทับ (Overwrite) ด้วยการพิมพ์ข้อความใหม่ที่ถูกลงไปทับแทนคำ หรือข้อความเดิมที่ผิด โดยไม่จำเป็นต้องลบคำเดิมออกก่อน และยังมีเครื่องมือที่ช่วยในการค้นหาและแทนที่คำ เพื่อช่วยให้สามารถไขคำต่าง ๆ ได้เร็วขึ้น ด้วยการไม่ต้องพิมพ์คำที่ผิดเหมือนกันใหม่ทุกครั้ง โปรแกรทก็จะทำการค้นหาและแทนที่ให้อย่างอัตโนมัติ และครบทุกคำ
การควบคุมการแสดงตัวอักษรและการจัดรูปแบบหน้าเอกสารนั้น โปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่จะมีความสามารถในการจัดตัวอักษรและย่อหน้าได้อย่างสวยงาม อีกทั้งกำหนดขนาดและรูปแบบตัวอักษรได้หลายแบบและยังมีชุดตัวอักษรให้เลือกหลายรูปแบบเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้ได้ตามความพอใจและตามความเหมาะสมของเอกสาร ส่วนการจัดหน้าเอกสารนั้น โปรแกรมประมวลผลคำสามารถควบคุมการจัดวางหน้าใหม่โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการแก้ไขเอกสาร เช่นการกำหนดให้ข้อความในบรรทัดเริ่มที่เส้นขอบซ้ายตรงกันหรือกำหนดให้ข้อความอยู่ตรงกลางของบรรทัด เป็นต้น
เครื่องมือช่วยในการทำจดหมายเวียนและจ่าหน้าซองจดหมาย เครื่องมือนี้จะช่วยสร้างจดหมายหลักไว้หนึ่งฉบับ พร้อมทั้งกำหนดตำแหน่งที่จะเปลี่ยนแปลงข้อมูล และสร้างแฟ้มข้อมูลสำหรับบันทึกชื่อและที่อยู่ของผู้รับไว้ เมื่อสั่งพิมพ์จดหมายเวียนนั้นหรือจ่าหน้าซองจดหมาย โปรแกรมจะนำข้อมูลมาใส่ในตำแหน่ง ที่กำหนดไว้ให้อย่างอัตโนมัติจนครบทุกคน
ในปัจจุบัน โปรแกรมประมวลผลคำมีการพัฒนาไปอย่างมาก คือ มีเครื่องมือต่าง ๆ ที่ช่วยในการพิมพ์ หรือสร่างเอกสารเป็นพิเศษ เช่น งานสร้างตาราง การจัดแบ่งข้อความเป็นคอลัมน์ การตรวจสอบตัวสะกด การตรวจสอบไวยากรณ์ การแทรกรูปภาพลงในเอกสาร การใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ และความสามารถในการสร้างเว็บเพจ ดังนั้น โปรแกรมประมวลผลคำจึงถูกนำมาใช้แทนการใช้เครื่องพิมพ์ดีด และสามารถใช้วานเสมือนโรงพิมพ์ตั้งโต๊ะ
ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมประมวลผลคำเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อ ใช้พิมพ์ข้อความสำหรับงานพิมพ์เอกสารด้วยคอมพิวเตอร์ การใช้คอมพิวเตอร์มีข้อดีกว่าการใช้เครื่องพิมพ์ดีด คือ 1. ระบบคอมพิวเตอร์มีหน้าจอที่ช่วยให้สามารถมองเห็นข้อความที่พิมพ์ หากมีข้อผิดพลาดก็สามารถมองเห็นข้อผิดพลาด และสามารถแก้ไขก่อนการพิมพ์จริงบนกระดาษด้วยเครื่องพิมพ์ 2. ข้อวามที่พิมพ์แล้วสามารถบันทึงในไฟล์ข้อมูล และจัดเก็บในอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถเรียกข้อมูลงานเอกสารเดิมกลับมาแก้ไข แล้วพิมพ์ซ้ำใหม่ได้ เช่น ตัวอุปกรณ์ใช้สำหรับบันทึกข้อมูลในปัจจุบัน เช่น ฮาร์ดดิสก์ แผ่นดิสก์ แผ่นซีดี แฟลชไดรว์ 3. สามารถกำหนดรูปแบบตัวอักษร และงานพิมพ์เป็นรูปแบบต่าง ๆ ได้ตามที่ผู้ใช้ต้องการ 4. สามารถป้อนข้อมูลงานเอกสาร ได้เร็วขึ้น 5. มีคำสั่งที่ใช้ตรวจทานความถูกต้องของตัวสะกด และงานพิมพ์ ช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการพิมพ์แก้หรือพิมพ์ซ้ำ 6. มีระบบการค้นหาและแทนที่คำ เพื่อทำการแก้ไขข้อความและคำได้อย่างรวดเร็ว และประหยัดเวลา 7. รูปแบเอกสารได้รวดเร็ว เนื่องจากมีเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดรูปแบบให้สะดวก 8. ลดการใช้กระดาษได้ 40 % เนื่องจากความกว้างของตัวอักษรจะไม่เท่ากัน ไม่เหมือนกับเครื่องพิมพ์ดีดที่มีขนาดความกว้างของตัวอักขระเท่ากัน 9. ช่วยให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารมีความรวดเร็วมากขึ้น เพราะงานเอกสารต่างๆ จะถูกจัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูลลงใน สื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ สามารถค้นหาและเรียกใช้งานได้สะดวกและรวดเร็ว 10. ช่วยลดปริมาณกระดาษที่จัดเก็บทำให้ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร เพราะเอกสารจะถูกจัดเก็บอยู่ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ ที่มีขนาดเล็กแต่มีความจุในการเก็บข้อมูล ได้เป็นจำนวนมาก 11. ช่วยลดขั้นตอนในการจัดทำเอกสาร เช่น ถ้าต้องการส่งจดหมายที่มีข้อความเหมือนกันไปให้ผู้รับจดหมายเป็นจำนวนมากอาจทำได้โดยการจัดทำจดหมายเวียน ซึ่งมีขั้นตอนการทำที่สะดวกและรวดเร็ว ซึ่งถ้าหากใช้เครื่องพิมพ์ดีดก็อาจจะต้องเสียเวลาในการจัดทำมาก 12. ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม ทั้งนี้เพราะผู้ใช้สามารถนำรูปภาพ รูปวาด ภาพกราฟิกต่าง ๆ มาแทรกลงในเอกสารได้โดยตรง 13. ช่วยให้การทำงานกับเอกสารถูกต้องและมีข้อผิดพลาดลดน้อยลง เพราะผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้โดยตรงบนหน้าจอจนพอใจจึงจะสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ได้ หรือาจใช้ระบบการตรวจสอบคำผิดแบบอัตโนมัติ ในการตรวจสอบการสะกดคำหรือไวยากรณ์ของภาษาได้ 14. ก่อให้เกิดกิจนิสัยรอบครอบ และระมัดระวังในการใช้งานในการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ | |
อ้างอิง | |
1 http://www.thaiall.com/article/chantra.htm
ที่น่าสนใจ
http://www.gotoknow.org/blog/research-k-tech/228201
