ส6 29 พฤศจิกายน – 5 ธันวาคม (5 ธันวาคม หยุด มีชดเชยในคาบ ที่เรียนวันจันทร์จดส่งครูก่อน เวลาเดิม ใบงานให้ทำในชั้นเรียน เนื่องจากในวันศุกร์ที่ 10 ห้องที่เรียนหยุด ให้ปรับเพิ่มดูใบความรู้ ส7 เรื่องการทำใบงานด้วย )
จดหมายเวียน MAIL MERGE
ความหมาย
คือ เอกสารที่มีเนื้อความเหมือนๆ กัน ส่งไปให้ผู้รับหลายๆ คน สิ่งที่ต่างกันคือชื่อชื่อและที่อยู่ลูกค้า ทำให้โปรแกรมประมวลผลคำมีคำสั่งที่อำนวยความสะดวกในเรื่องนี้คือ คำสั่งในการสร้างจดหมายเวียนหรือ (Mail Merge) ใน word 2007 อยู่ตรงที่ หมวดเมนู การส่งจดหมาย
สามารถประยุกต์ใช้ในชีวิตประจำวันได้คือ จดหมายเชิญประชุม บัตรอวยพร ประกาศนียบัตร วุฒิบัตร เป็นต้น
ประกอบด้วย
1.ข้อมูลจะอยู่ในรูปของตาราง ดังนั้นถ้าโปรแกรมสำเร็จรูปใดสามารถใช้งานในรูปตารางก็สามารถเป็นข้อมูลของคำสั่งจดหมายเวียนได้ เช่น ตารางใน word, ตารางใน excel เป็นต้น
เอกสารหลัก
การใช้คำสั่งจดหมายเวียนสามารถทำได้ 2 แบบคือ
การส่งจดหมาย
เรียกใช้งานที่รินบอน ที่เป็นคำสั่งการสร้างจดหมายเวียนได้
คำสั่ง คือ การส่งจดหมาย
การส่งจดหมาย
มี 2 กรณีคือ 1. กรณีที่ไม่ใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายทีละขั้นตอน
2. กรณีที่ใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายทีละขั้นตอน
กรณีไม่ใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายทีละขั้นตอน
เรียกใช้งานตามขั้นตอน
1.
คำสั่ง
การส่งจดหมาย > เริ่มจดหมายเวียน > เริ่มจดหมายเวียน / จดหมาย
2.
คำสั่ง
การส่งจดหมาย > เริ่มจดหมายเวียน > เลือกผู้รับ / ใช้รายการที่มีอยู่
การส่งจดหมาย > เริ่มจดหมายเวียน > แก้ไขรายชื่อที่มีอยู่ เพื่อตรวจสอบว่า รายชื่อครบตามต้องการ เลือกหรือไม่เลือกข้อมูล ที่ผนวก
3. เป็นการใส่สัญลักษณ์ให้ข้อมูลที่ต้องการแสดง จะได้เครื่องหมาย «ชื่อ__สกุล»
การส่งจดหมาย > เขียนและแทรกเขตข้อมูล > แทรกเขตข้อมูลผสาน และเลือก หัวเรื่องที่ต้องการ
ต้องแก้ไข เมื่อรายชื่อซ้ำกัน โดยใช้ คำสั่ง การส่งจดหมาย > เขียนและแทรกเขตข้อมูล / กฎ
เลือก กฎ ที่เข้ากับหัวเรื่องที่ต้องการ เช่น next record คือ record หรือข้อมูลถัดไป
ต้องแก้ไข เมื่อรายชื่อซ้ำกัน โดยใช้ คำสั่ง การส่งจดหมาย > เขียนและแทรกเขตข้อมูล / กฎ
แสดงตัวอย่าง ข้อมูลที่ต้องการ ใช้คำสั่ง
การส่งจดหมาย > แสดงตัวอย่างและผลลัพธ์ / แสดงตัวอย่างผลลัพธ์
เมื่อต้องการให้ข้อมูลที่ต้องการแสดงออกทางเครื่องพิมพ์ ใช้
หมวดเสร็จสิ้นและผสานเสร็จสิ้น
การใช้คำสั่งที่แสดงออกทางเครื่องพิมพ์
3 ประเภท คือ
1. แก้ไขแต่ละเอกสาร จะได้เอกสารทั้งหมดตามที่ต้องการเป็นไฟล์ใหม่
2. พิมพ์เอกสาร
3. ส่งข้อความอีเมล์
จะแสดงผลเหมือนกันในเรื่อง ระเบียนการผสาน
- ทั้งหมด
- ระเบียนปัจจุบัน
- จาก ระเบียนต้นทาง ถึง ระเบียนปลายทาง
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น