การเตรียมการนำเสนอ
การนำเสนอเรื่องในลักษณะใดก็ตามถ้าไม่มีการเตรียมพร้อมอาจก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่ายหรือไม่เป็นไปดังที่ตั้งจุดมุ่งหมายไว้
ฉะนั้นถ้าต้องการให้การนำเสนอข้อมูลเป็นไปด้วยความราบรื่นและบรรลุจุดมุ่งหมายตามที่ต้องการ
ผู้นำเสนอควรจะต้องเตรียมการให้พร้อมก่อนที่จะนำเสนอทุกครั้ง
การเตรียมการนำเสนอข้อมูล มีขั้นตอนดังนี้
1.ศึกษาหาข้อมูล
การที่ต้องศึกษาข้อมูลก็เพื่อจะได้วางเค้าโครงของเรื่องที่จะนำเสนอให้ถูกต้อง
ก่อนที่จะวางเค้าโครงเรื่อง ผู้ที่จะนำเสนอจะต้องศึกษาข้อมูลด้านต่างๆ ดังนี้
1.1
ศึกษาเรื่องที่จะนำเสนอเพื่อรวบรวมและจัดหมวดหมู่ข้อมูลที่จะนำเสนอให้ถูกต้องสมบูรณ์ที่สุด
1.2
ศึกษาวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอหรือผู้ฟัง
เพื่อที่จะได้วางแผนการใช้เทคนิคและวิธีการนำเสนอ
ตลอดจนการใช้ถ้อยคำภาษาที่เหมาะสม
1.3
ศึกษาวิเคราะห์จุดมุ่งหมายที่จะนำเสนอ เพื่อให้สอดคล้องสัมพันธ์กับผู้รับการนำเสนอ
และวิธีการในการนำเสนอ
1.4
ศึกษาโอกาส เวลา และสถานที่ที่จะนำเสนอ เพื่อจะได้กำหนดเค้าโครงและเนื้อหา
พร้อมทั้งจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ประกอบการนำเสนอให้เหมาะสมกับสถานที่และเวลาที่ใช้นำเสนอ
2.การวางแผนการนำเสนอจะช่วยให้การนำเสนอเป็นไปตามลำดับข้อมูลไม่สับสนครบถ้วยบริบูรณ์เหมาะสมกับเวลา
การนำเสนอที่บรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ควรมีการวางแผนที่จะนำเสนอ ดังนี้
2.1
วางรูปแบบวิธีนำเสนอ โดยมีหลักในการวางรูปแบบวิธีนำเสนอ คือ
วางรูปแบบให้เหมาะสมกับเวลา
สถานการณ์และบุคคล รูปแบบในการนำเสนอแบ่งกว้างๆ
ได้เป็น 2 รูปแบบ คือ
1. การนำเสนอแบบที่เป็นทางการ
2. การนำเสนอแบบที่เป็นทางการ
2.2
วางแนวทางในการแก้ปัญหาและอุปสรรค ปัญหาและอุปสรรคในการนำเสนออาจจะเกิดขึ้นได้ใน
หลาย ๆ กรณี
ถ้าเราคาดเดาปัญหาและอุปสรรคไว้ก่อนล่วงหน้าโดยการศึกษาข้อมูลก่อนที่จะ นำเสนอ
ให้ถ่องแท้ก
็จะสามารถช่วยให้มองแนวทางในการแก้ไขปัญหาและอุปสรรคต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นได้
2.3
วางเค้าโครงการนำเสนอ ทำได้โดยการนำหัวข้อที่จะนำเสนอมาแบ่งหมวดหมู่เรียงตามลำดับ
แล้วเขียนเป็นลำดับขั้นตอนของแผนการนำเสนอ
2.4
วางแนวทางในการนำเสนอ เป็นการกำหนดแนวทางที่จะใช้ในการนำเสนอจัดทำหลังจาก
ที่ได้วางเค้าโครงงานและแบ่งการนำเสนอออกเป็นหัวข้อย่อย
ๆ แล้วการวางแนวทางในการนำเสนอ
จะช่วยให้ผู้นำเสนอเกิดความพร้อมและความมั่นใจในการนำเสนอมากยิ่งขึ้น
2.5
วางกำหนดขั้นตอนการนำเสนอ เมื่อได้วางแนวทางการนำเสนอขั้นต่าง ๆ มาแล้ว
ขึ้นสุดท้าย
ก็จะต้องกำหนดขั้นตอนการนำเสนอให้สัมพันธ์กับวิธีการและอุปกรณ์ประกอบการนำเสนอ
พร้อมทั้ง
กำหนดการควบคุมในเรื่องเวลาที่จะใช้ในการนำเสนอของแต่ละขั้นตอนกำกับไว้ด้วย
3.การจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์
การบรรยายเพียงอย่างเดียวไม่อาจดึงดูดความสนใจของผู้ฟังได้ตลอดเวลา
วัสดุอุปกรณ์ที่นำมาใช้ประกอบการนำเสนอนั้นมีประสิทธิภาพและสัมฤทธิ์ผลตามความมุ่งหมาย
มีดังนี้
3.1 อุปกรณ์ที่ใช้ประกอบการบรรยาย
เครื่องฉายแผ่นใส หรือเครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ
วีดิทัศน์ ภาพยนตร์ ภาพนิ่ง แผนที่
แบบจำลอง
แผนภาพ แผนภูมิ แผนที่
3.2 อุปกรณ์ที่ใช้เสริมการบรรยาย
แผ่นพับ
หนังสือ
รูปภาพ
เอกสารประกอบ
4.การจัดเตรียมความพร้อมของสถานท
ในการนำเสนอนอกจากจะต้องตระเตรียมวัสดุอุปกรณ์เพื่อนำมาประกอบการนำเสนอแล้ว
การเตรียมความพร้อมของสถานที่ก็มีส่วนสำคัญที่จะทำให้การนำเสนอเป็นไปด้วยดี
และมีประสิทธิภาพบรรลุจุดมุ่งหมาย ที่วางไว้ได้ การจัดเตรียมความพร้อมของสถานที่กระทำได้
ดังนี้
4.1
การจัดห้องสำหรับการนำเสนอ
4.2
การจัดที่นั่งและแท่นสำหรับการนำเสนอ
4.3
ระบบระบายอากาศ
4.4
ระบบเสียง
4.5
ระบบแสงสว่างภายในห้อง
4.6
การประดับตกแต่งสถานที่
ปัจจัยที่ทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพการนำเสนอจะมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับวิธีการจัดดำเนินการในการนำเสนอ
โดยมีปัจจัยที่ทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพ ดังนี้
เนื้อหาข้อมูล
1.1
จัดข้อมูลอย่างเป็นระบบและเป็นลำดับขั้นตอน
1.2
จัดทำเค้าโครงการนำเสนอทุดครั้งที่มีการนำเสนอ
1.3
ข้อมูลต้องมีความสมบูรณ์ถูกต้อง
ผู้นำเสนอ
2.1
มีความรู้ในเรื่องที่จะนำเสนอเป็นอย่างดี
2.2
ศึกษาวิเคราะห์ผู้ฟัง โอกาสและสถานการณ์ก่อนการนำเสนอทุกครั้ง
2.3
มีบุคลิกภาพและการวางตัวที่เหมาะสม
2.4
มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีกับผู้รับการนำเสนอหรือผู้ฟัง
2.5
รู้จักวิธีการสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองและสร้างความประทับใจให้กับผู้ฟัง
2.6
มีการฝึกซ้อมการนำเสนออย่างถูกวิธี และการทำสม่ำเสมอ
2.7
มีไหวพริบปฎิภาณในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในการดำเนินการนำเสนอได้
การดำเนินการนำเสนอปัจจัยที่ควรคำนึงถึงในการดำเนินการนำเสนอ คือ
3.1 เทคนิคและวิธีการนำเสนอ
การนำเสนอข้อมูลให้มีประสิทธิภาพนั้นจะต้องใช้เทคนิคและวิธีการบางประการ
3.2 ศิลปะในการนำเสนอศิลปะการนำเสนอที่จะกล่าวถึงต่อไปนี้เป็นการนำเสนอด้วยวาจาฉะนั้นการที่จะนำเสนอได้อย่างมีศิลปะ
ผู้นำเสนอจะต้องคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้
มีการแสดงมารยาททางสังคม
มีการใช้ภาษาที่เหมาะสม
มีการแสดงออกที่เหมาะสม
มีวิธีการสื่อสารที่ดี
มีการจัดหาอุปกรณ์ที่เหมาะสม
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น