เชื่อว่าหากเอ่ยถึงโปรแกรม
นำเสนองาน ต้องนึกถึง MS-PowerPoint แม้โปรแกรมดังกล่าว จะเป็นโปรแกรมที่ใช้งานง่ายก็ตาม
แต่การจะนำเสนองานให้โดนใจ หรือเป็นที่ถูกตาถูกใจกลุ่มเป้าหมายไม่ใช่เรื่องง่ายเลย
มาในครั้งนี้
1.
เริ่มจากง่ายๆ ข้อแรกเลยคือการเลือกแม่แบบ หรือ Theme ในการใช้งาน ควรจะเป็นแบบเดียวกันทั้งหมด หากเราไม่มีความสามารถด้านศิลปะและการออกแบบเชิงศิลป์มากมายก็แนะนำให้เลือก
ใช้งานแม่แบบ หรือ Theme ของ MS-PowerPoint ที่ทางโปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้ก็เป็นทางเลือกที่ดี
2. ประการที่สองควรจะมีไฟล์ภาพ
ไฟล์เสียง หรือไฟล์วีดีโอ สามารถสื่อสารได้ เพื่อใช้บอกได้ถึงข้อมูลเนื้อหาของเรา
ที่สามารถสื่อถึงกันได้เป็นอย่างดี
จะช่วยให้งานนำเสนอน่าสนใจและมีชีวิตชีวามากยิ่งขึ้น
3. ใช้งานแผนภาพ แผนผังองค์กร แผนผังลำดับงาน
Flow chart แทรกตาราง กราฟ หรือลูกศร ในการนำเสนอเพื่อสื่อถึงความหมายที่ง่ายต่อการเข้าใจ
ในกรณีที่ต้องใช้นำเสนอเป็นลำดับขั้น หรือบอกข้อมูลทางตัวเลข ควรเลือกใช้ให้เหมาะสมกับชิ้นงาน
4. การเลือกลูกเล่นภาพเคลื่อนไหวหรือ
Animations และ Transition การเปลี่ยนสไลด์อย่างฉลาด
จะช่วยให้งานนำเสนอของเราดูดี และมีความน่าสนใจมากขึ้น โดยเน้นสำคัญๆ
ตามที่เราต้องการ ซึ่งรุ่นใหม่ๆ ของ MS-PowerPoint จะมาพร้อมความสามารถในการทำภาพเคลื่อนไหวที่หลากหลายและน่าสนใจมากขึ้นกว่า
เวอร์ชันเดิมมากๆ
5. เริ่มต้นจากการกำหนดโครงสร้างงานนำเสนอหรือ
outline
การใช้เค้าโครงสร้างงาน จะช่วยประหยัดเวลาในการสร้างงานนำเสนอ โดยเฉพาะรูปแบบและประเภทของข้อมูลที่ใช้ประกอบในชิ้นงานได้อย่างถูกต้อง
เช่น ประเภทของรูปภาพ ควรเลือกเค้าโครงแบบรูปภาพ หรือประเภทของหัวเรื่องควรเลือกหัวเรื่อง
หรือคอลัมน์ แล้วแต่การนำเสนอในแต่ละสไลด์
ทั้งนี้ควรกำหนดวัตถุประสงค์การนำเสนอด้วย
6. ใช้บันทึกหรือ
notes pages
เอกสารเพื่อแจกจ่ายผู้รับชม
และช่วยในการถ่ายทอดและนำเสนอได้อย่างตรงประเด็น
7. พยายามอย่าให้ไฟล์มีขนาดใหญ่มากจนเกินไป
การโหลดและเรียกไฟล์ที่มีขนาดใหญ่
อาจจะก่อให้เกิดปัญหาหลายๆ อย่างเช่น อาจจะเปิดไม่ออก หรือล้มเหลวในการนำเสนอไปเลย
จึงควรพึงระวังในเรื่องการแทรกภาพที่มากเกินไป
8. ใช้เครื่องมือและตัวช่วยต่างๆ
ที่ทางโปรแกรม MS-PowerPoint จัดเตรียมให้ ลดขั้นตอนในการนำเสนอ
อีกทั้งยังทำให้เกิดความคล่องตัวในการนำเสนองาน เช่น การใช้ปากกาไฮไลต์ หรือการใช้
Navigator ในการเลื่อนไปยังสไลด์ต่างๆ ทั้งนี้หากผู้ใช้งานสามารถจดจำแป้นพิมพ์คีย์ลัด
(Shortcut Keys) ได้จะช่วยประหยัดเวลาการเข้าถึงข้อมูลได้เป็นอย่างดี
9. ปิดเครื่องมือตัวช่วยที่เรียกว่า
AutoCorrect layout บางครั้งจะทำให้เรายุ่งยากในการนำเสนอ
ซึ่งถ้ารูปแบบไม่ได้ตรงกับที่ทางคุณต้องการ
10.
ไม่ควรใส่รายละเอียดย่อยๆ ลงไปในสไลด์ การนำเสนองานที่ดี
ต้องเข้าใจในกุญแจแห่งการสื่อสาร คือ วางรูปแบบเนื้อหาเฉพาะหัวข้อหลัก หรือว่าหัวข้อรอง
อาจจะประกอบคำอธิบายเล็กน้อย อย่าทำเหมือนกับการเขียนข้อความใน Word ที่ใส่เป็นย่อหน้า เพราะคงไม่มีใครมานั่งอ่านรายละเอียดทุกบรรทัด แต่ควรจับประเด็นที่ต้องการนำเสนอ
ดังนั้น ในแต่ละสไลด์ใช้ข้อความไม่เยอะ เวลานำเสนอแต่ละสไลด์ต้องสั้น หากมีการใช้ Animation
อย่าใช้พร่ำเพรื่อ เช่น ใส่เสียงประกอบ Effect ทุกบรรทัด แทนที่จะดูน่าตื่นตา ตื่นใจ อาจจะกลายเป็นความรำคาญ
ข้อนี้ควรพึงระวัง
