การใช้ PowerPoint อย่างมีประสิทธิภาพ

1.       ให้ความสำคัญกับการนำเสนอของคุณเอง ความง่ายในการใช้งาน PowerPoint นั้นบางครั้งอาจจะเป็นศัตรูตัวฉกาจที่สุดก็เป็นได้ แม้ว่าคุณจะสามารถสร้างแผ่นงานที่เตะตาและน่าดึงดูดใจเพียงใดก็ตาม อย่าลืมว่า PowerPoint นั้นก็ไม่สามารถทำหน้าที่ของมันได้ด้วยตนเองเพียงอย่างเดียว ผู้ฟังทุกคนล้วนแต่เข้ามาเพื่อฟังคุณพูด ไม่ใช่แค่มองภาพที่ฉายขึ้นจอเพียงอย่างเดียว คุณควรสร้างแผ่นงาน PowerPoint ที่น่าสนใจควบคู่ไปกับการใช้บทพูดที่น่าสนใจไม่แพ้กัน “PowerPoint ไม่ใช่โปรแกรมนำเสนอผลงาน มันเป็นแค่โปรแกรมสร้างสไลด์งานเท่านั้น” Matt Thorhill ประธานของ Audience First ซึ่งเป็นบริษัทซึ่งให้การอบรมด้านการนำเสนอผลงาน “จำไว้เสมอว่าคุณสร้างสไลด์พวกนั้นเพื่อใช้เสริมการนำเสนอผลงานด้วยการพูด”

2.       ทำพรีเซนเทชั่นแบบง่ายๆ เราทุกคนคงเคยเห็นแผ่นงาน PowerPoint และงานนำเสนออื่นๆที่ผู้พูดดูเหมือนกับจะหลงเสน่ห์ของโปรแกรมนั้นๆ เราแทบจะเห็นได้ทันทีเลยว่าเขานั้นสนุกไปกับการใช้เอฟเฟคต์และลูกเล่นต่างๆ ในโปรแกรมเท่าที่จะหาได้ ทว่างาน PowerPoint ที่มีประสิทธิภาพนั้นกลับขึ้นกับความเรียบง่ายมากกว่า การใช้แผนภูมิที่ดูง่ายและการใช้ภาพที่สะท้อนให้เห็นถึงสิ่งที่ผู้พูดต้อง การนำเสนอ บางคนถึงกับเสนอว่าไม่ควรใช้คำพูดมากกว่าห้าคำต่อบรรทัด และห้าบรรทัดต่อสไลด์ ด้วยซ้ำ Kerr กล่าวว่า “อย่าทำให้งานเสียด้วยการใช้คำพูดและกราฟิคมากเกินไป...คุณจำเป็นต้องใส่ ทุกอย่างลงไปบนจอเลยหรือไง”

3.       เลี่ยงการใช้ตัวเลขเยอะๆ กับดักของ PowerPoint อย่างหนึ่งคือความสามารถในการสื่อความคิดและข้อสรุปต่างๆของผู้พูดอย่างรวบ รัด นี่เป็นสิ่งที่ทำได้ยากอย่างยิ่งหากคุณใช้ตัวเลขและสถิติมากมายบนสไลด์ ในทางกลับกัน สไลด์ PowerPoint ที่ดีไม่ควรแสดงรายละเอียดตัวเลขและข้อมูลมากมายให้ผู้ชมดู แต่ควรจะเก็บข้อมูลรายละเอียดเหล่านี้ไว้ภายหลังเช่นในเอกสารแจกหลังจบ
การบรรยาย แต่หากคุณจำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลเขิงสถิติต่างๆด้วย PowerPoint ลองหันมาใช้
กราฟิคหรือภาพต่างๆเพื่อสื่อประเด็นแทน “

4.       อย่าพูดตามสไลด์ หนึ่งในนิสัยเสียที่พบบ่อยที่สุดของผู้ที่นิยมใช้ PowerPoint ก็คือการอ่านข้อมูลตามที่เขียนไว้บนแผ่นสไลด์ให้ผู้ร่วมบรรยายฟัง ซึ่งนี่ไม่เพียงทำให้การบรรยายดูซ้ำซากจำเจ หากไม่นับแค่การคลิกเมาส์ไปเรื่อยๆ มันดูไม่จำเป็นที่คุณจะต้องอยู่ที่นั่นด้วยซ้ำ ซึ่งมันทำให้แม้แต่ PowerPoint ที่สวยงามและดึงดูดตาน่าเบื่อได้สุดๆ PowerPoint นั้นทำงานได้ดีที่สุดเมื่อใช้ควบคู่ไปกับการเน้นย้ำจุดสำคัญเพื่อการเสริม หรือแลกเปลี่ยนทัศนะ แทนที่จะเป็นการเลียนแบบหรือพูดตามสิ่งที่มีอยู่แล้วบนจอ “และแม้ว่าคุณจะใช้ PowerPoint การสบตากับผู้ฟังบรรยายก็เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้” Roberta Prescott แห่งบริษัท Presscott Group กล่าว “คนฟังเขาไม่ได้มานั่งดูคุณหันหลังให้เฉยๆหรอก”

5.       พูดให้พอดีกับจังหวะ กับดักอีกอย่างที่หลายคนคาดไม่ถึงคือการบรรยายที่พอดีกับการเปลี่ยนสไลด์ แผ่นใหม่ การทำเช่นนี้ทำให้ผู้ฟังบรรยายถูกเบนความสนใจได้ การนำเสนอผลงานด้วย PowerPoint ที่ดีนั้นคือการนำเสนอแผ่นสไลด์ใหม่ก่อน จากนั้นรอสักครู่หนึ่งให้ผู้ฟังได้อ่านและทำความเข้าใจข้อความในสไลด์ แล้วจึงค่อยพูดตามเพื่อเสริมหรือขยายความสิ่งที่ปรากฏอยู่บนหน้าจอ “มันเป็นเรื่องของการกะจังหวะ” Kerr กล่าว “อย่าพูดทับไปพร้อมๆกับเสนอสไลด์ของตัวเอง”

6.       ให้ผู้ฟังได้พักบ้าง สิ่งที่ทำให้ PowerPoint ต่างจากผลิตภัณฑ์อื่นๆในกลุ่มของ Office Small Business ก็คือ PowerPoint นั้นจะมีประโยชน์สูงสุดเมื่อใช้เป็นสื่อทางสายตาควบคู่กับการพูด คนที่เชี่ยวชาญในการใช้งาน PowerPoint นั้นไม่อายเลยที่จะปล่อยให้หน้าจอสไลด์ว่างเปล่าบ้างเป็นครั้งคราว เพราะนั่นไม่เพียงช่วยให้ผู้ฟังบรรยายได้พักสายตาเท่านั้น แต่ยังช่วยในการดึงความสนใจของผู้ร่วมบรรยายมายังจุดอื่นๆ เช่น การพูดแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน หรือการถามตอบ เป็นต้น

7.       เลือกใช้สีสันที่สดใส การเลือกใช้สีสันที่ตัดกันระหว่างคำพูด กราฟิค รวมถึงภาพพื้นหลังนั้นใช้ได้ดีสำหรับการสื่อข้อความหรืออารมณ์ต่างๆ

8.       ใช้ภาพและกราฟิคจากที่อื่นๆ อย่าจมอยู่แต่กับการเลือกใช้สิ่งต่างๆที่มีใน PowerPoint เพียงอย่างเดียว ลองเลือกใช้ภาพและกราฟิคต่างๆจากที่อื่นๆบ้าง รวมถึงวิดิโอด้วย “บ่อยครั้งที่ฉันมักจะใส่คลิปวิดิโอสั้นๆ หนึ่งหรือสองคลิปไว้ในพรเซนเตชันด้วย” Ramon Ray ผู้ให้คำปรึกษาด้านเทคโนโลยีจากนิวยอร์คกล่าว “มันช่วยทั้งเพิ่มความสนุก สื่อความหมายที่เราต้องการ และช่วยสร้างความรู้สึกเป็นกันเองด้วย”

9.       แจกเอกสารหลังจบพรีเซนเตชันเท่านั้น หลายคนอาจจะเห็นไม่ตรงกับผมในจุดนี้ แต่ผมเชื่อว่าไม่มีผู้บรรยายคนไหนที่อยากจะพูดคุยกับคนที่วุ่นอยู่กับการ อ่านเอกสารสรุปใจความการนำเสนอของตนเอง เว้นเสียแต่เป็นเรื่องจำเป็นที่ผู้ฟังจะต้องทำตามเอกสารแจกระหว่างการนำเสนอ ควรรอให้จบพรีเซนเตชันก่อนเท่านั้น จึงค่อยแจกเอกสารให้ผู้เข้าฟัง

10.   แก้ไขงานอย่าลังเลก่อนขึ้นบรรยาย อย่าลืมพิจารณางานของคุณจากมุมมองผู้ฟัง เมื่อใดก็ตามที่คุณเสร็จจากการวางโครงร่างของสไลด์ PowerPoint ลองจินตนาการตัวเองเป็นผู้ฟังคนหนึ่งที่เข้ารับฟังการบรรยายของคุณ หากมีบางสิ่งที่ดูไม่เข้าท่า สับสน หรือดึงความสนใจของผู้ฟัง ก็แก้ไขมันเสียใหม่อย่าลังเล เพราะนี่จะทำให้การนำเสนอผลงานของคุณดีขึ้นกว่าเดิมมากกว่าจะทำให้แย่ลง