จดหมายเวียน (Mail Merge)
จดหมายเวียน คือ จดหมายทีมีข้อความเติมซ้ำๆ กันทุกๆ ฉบับจดหมายแต่ละฉบับแตกต่างเฉพาะบางส่วนของจดหมาย
เท่านั้น ตัวอย่างจดหมายประเภทนี้ ได้แก่ จดหมายเชิญตัวแทนจำหน่ายสินค้ามาประชุมที่สำนักงานใหญ่
จดหมายนี้จะมีข้อความ เชื้อเชิญมาประชุมเหมือนกันทุกฉบับ แต่ละฉบับจะแตกต่างกันเพียงชื่อและ
ที่อยู่เท่านั้น ลองคำนวณดูว่าถ้าคุณมีตัวแทน 300 คน
คุณต้องแก้จดหมายในที่เดิมๆ มากมายเพียงใด
การใช้ Microsoft Word ปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อนดังกล่าวอาจทำได้ง่ายขึ้น
โดยคุณสร้างจดหมายที่มีข้อความจะใช้ ร่วมกันไว้ก่อน จากนั้นก็กำหนดให้ Word
ใส่ข้อความที่แตกต่างกันนั้นโดยอัตโนมัติ
วิธีดังกล่าวมีขั้นตอนดังนี้
เริ่มแรกด้วยการสร้างเนื้อความในจดหมาย
ขั้นตอนแรกของการทำจดหมายเวีย ก็คือ การจัดทำตัวจดหมายที่มีข้อความที่จะใช่ร่วมกัน
เราเรียกจดหมายนี้ว่า เอกสารหลัก โดยคุณต้องเว้นที่ว่างไว้สำหรับใส่ชื่อ ที่อยู่
หรือข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นของผู้รับ ต่อจากนั้นก็ให้ Save จดหมายนี้เก็บไว้เพื่อไว้ใช้ใน
คราวต่อๆ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น